Betriebswirtschaftlicher Begriff: Workflow

Workflows müssen schnell und fehlerfrei ablaufen, damit die Wirtschaftlichkeit der Geschäftsprozesse gewährleistet ist. Hierbei bietet sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems an, um die zügige Abfolge der einzelnen Schritte und die Qualität der Arbeit zu sichern. Der Einsatz eines modernen Systems zum Management von Dokumenten ist außerdem ein sicherer Weg zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an Datensicherheit, Datenverfügbarkeit und Datenschutz.

 

Die Workflows bilden die dokumentbezogenen Vorgänge von Fachabteilungen ab. Für die Bearbeitung der Dokumente werden Regeln aufgestellt und für die Sachbearbeiter  Aufgaben analog der Organisationsstruktur definiert. Der zuständige Sachbearbeiter wird eingeschaltet, wenn es eine inhaltliche Entscheidung zu treffen gilt.

 

Schon die Erfassung und Weiterleitung der Eingangspost bietet mit dem Einsatz der elektronischen Post und Rechnungsbearbeitung ein enormes Potenzial zur Reduzierung  von Kosten und Zeit. Das System leitet die automatisch erfassten Dokumente über digitale Postkörbe direkt an die zuständigen Sachbearbeiter weiter. Der Aufwand für die Bearbeitung großer Mengen an Dokumenten reduziert sich durch die elektronische Vorgangsbearbeitung erheblich. Fristversäumnisse und Fehler bei der Arbeit werden durch Funktionalitäten wie die Wiedervorlage oder Plausibilitätsabfragen weitgehend vermieden. Bei zeitkritischen Vorgängen in einer dezentralen
Struktur wird die Sicherheit, dass die Arbeitsschritte innerhalb der erforderlichen Fristen vorgenommen werden, erheblich erhöht.

 

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente:

 

 

und ausserdem: