webinvoice: das Archiv- und Workflowsystem der taa mit neuen Funktionen

 

Das Jahr 2010 startet die taa mit einer neuen webinvoice-Version, mit der die im Bereich der Buchhaltung zwangsweise anfallende Papierflut weiter erfolgreich eingedämmt wird.

 

Das Archiv- und Workflowsystem der taa, das bereits seit 2007 für die elektronische Bearbeitung von Eingangs-rechnungen eingesetzt wird, erweitert sein Leistungsspektrum um die Archivierung der bei der taa erstellten Reisekostenabrechnungen samt Anlagen. Während bei den Eingangsrechnungen und Reisekostenabrechnungen das auf die Belege zugeschnittene Archiv nach umfangreichen Details (von allen Belegnummern und Belegdaten über die Beträge bis hin zu den Reisenden und Reisedaten) durchsucht werden kann, dient das ebenfalls neu installierte Dokumentenarchiv der elektronischen Ablage der ansonsten auflaufenden Papierdokumente.

 

 

Rechnungsarchiv

Im Rechnungsarchiv werden die eingehenden Kosten- und Veranstalterrechnungen revisionssicher archiviert und langfristig aufbewahrt. Der so erfasste Beleg dient zusätzlich als Grundlage für den kompletten Prüfungs- und Bearbeitungsprozess bis hin zur Verbuchung in IBIZA.

 

 

 

 

 

Reisekostenarchiv

Die bei der taa erstellten Reisekostenabrechnungen können samt aller Anlagen in dem

eigens dafür geschaffenen Reisekostenarchiv mittels umfangreicher Suchmöglichkeiten

gesucht und gefunden werden.

 

 

 

 

 

 

Dokumentenarchiv

Alle restlichen Belege werden in dem allgemeinen Dokumentenarchiv abgelegt und für alle

Beteiligten zugänglich gemacht. Von ergänzenden Buchungsunterlagen bis hin zur kompletten

Altablage vergangener Geschäftsjahre.

 

 

 

 

Neben der Erweiterung des Systems bietet die neue Version aber vor allem eine verbesserte Oberfläche, auf die der Anwender nochmals schneller und einfacher zugreifen kann.

Ein weiterer Vorteil ist das flüssigere Arbeiten der über das Internet angeschlossenen Kunden, die individuell in den elektronischen Prozess eingebunden sind. Auf Basis der so früh wie möglich gescannten Eingangsrechnungen beginnt ein elektronischer Workflow, der die vollständige Bearbeitung in der Buchhaltung, bei Kostenrechnungen auch den Kunden einbezieht. Hierzu gehören zum Beispiel die Prüfung, Kontierung, Freizeichnung, Zuordnung zu Reisepositionen, Kommentare und Rückfragen, die Verbuchung in IBIZA und die ganzheitliche Überwachung und Transparenz aller Belege zu jedem Zeitpunkt. So steht der digitale Beleg nach seiner Verbuchung auch in IBIZA zur Ansicht bereit. Das Papier gehört der Vergangenheit an.

 

 

 

Weitere Projekte sind in Arbeit. So wird in den kommenden Monaten taa webinvoice unter anderem beim ersten der vier größten taa-Kunden eingeführt. Zusätzlich wird auch bei den bisher buchhaltungsintern bearbeiteten Veranstalterrechnungen der Expedient im Reisebüro in den Prozess integriert.