Elektronische Archivierung von Buchhaltungsunterlagen
Vorteile der elektronischen Archivierung gegenüber der physischen Archivierung
1) Raumgewinn (die Anmietung von teuren Lagerflächen entfällt)
2) Datensicherheit (Brand, Überschwemmungen, Einbruch usw.)
3) Datenschutz
4) Fälschungssicherheit (Originalbelege sind nicht Fälschungssicher, es können jederzeit unbemerkt Zusätze gemacht oder Veränderungen vorgenommen werden)
5) Schnellere Recherche
6) Kostenvorteil (Gesamteinsparungen von bis zu 50% in der Prozesskostenkette)
7) Standortunabhängigkeit (Eine Übergabe des Archivs ist ohne größere Probleme möglich, die Anmietung von neuen Räumlichkeiten entfällt und es entstehen keine hohen Transportkosten.)
8) Materialalterung (Schlechte Papierqualität führt zu einem frühzeitigem Alterungsprozess, z.B. bei Thermopapier, Durchschlägen von Rechnungen, Tankquittungen usw.)
Beschreibung des Archivierungsprozesses
Die elektronische Archivierung erfolgt nach der Erstellung des Jahresabschlusses des jeweiligen Geschäftsjahres oder nachträglich für mehrere Jahre. Je physischen Ordner wird in unserem zentralen Archivierungssystem ein Dateiordner angelegt. Der Name des Dateiordners wird vom jeweiligen Ordner übernommen. Die Belege werden vorbereitet (entfernen von Klammern, aufkleben von Kleinstbelegen aus der Kasse auf DIN A4 Blätter usw.), gescannt, digitalisiert und dem jeweiligen Dateiordner zugewiesen. Von jedem Beleg wird ein elektronisches Faksimile des Originalbildes abgelegt. Wir erhalten somit ein getreues Abbild des Originaldokumentes, das Layout bleibt erhalten, handschriftliche Anmerkungen und Unterschriften sind deutlich zu erkennen.
Am Ende des Vorgangs werden alle Originaldokumente vernichtet. Die Recherche kann anschliessend auf verschiedene Wege erfolgen.
a) Per Onlinezugriff, via Citrix, auf die Archivierungsdatenbank aus Ihrem Büro.
Der gesuchte Ordner wird geöffnet und die einzelnen Belege können durchgeblättert werden. Der angeforderte Beleg wird per Upload aus der Datenbank gezogen und kann anschliessend von Ihnen weiter verwendet werden.
b) Die archivierten Belege werden zusätzlich auf Recherche-CDs abgelegt.
Diese verfügen über Recherche-Clients und können von Ihnen Lokal an jedem Rechner eingelegt werden. Es empfiehlt sich diese CDs erst bei Bedarf erstellen zu lassen.
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Am Ende des Vorgangs werden alle Originaldokumente vernichtet. Die Recherche kann anschliessend auf verschiedene Wege erfolgen.
a) Per Onlinezugriff, via Citrix, auf die Archivierungsdatenbank aus Ihrem Büro.
Der gesuchte Ordner wird geöffnet und die einzelnen Belege können durchgeblättert werden. Der angeforderte Beleg wird per Upload aus der Datenbank gezogen und kann anschliessend von Ihnen weiter verwendet werden.
b) Die archivierten Belege werden zusätzlich auf Recherche-CDs abgelegt.
Diese verfügen über Recherche-Clients und können von Ihnen Lokal an jedem Rechner eingelegt werden. Es empfiehlt sich diese CDs erst bei Bedarf erstellen zu lassen.
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