Angesichts des Wegfalls des Papiertickets und des Einzugs des ETIX sowie anderer Online-Dokumente, ist die Erstellung einer Papierrechnung und deren Versand zu einem vergleichsweise aufwendigen und teuren Verfahren geworden. Experten beziffern die Kosten von der Rechnungserstellung bis zum Versand auf bis zu 1,50 Euro pro Rechnung. Gemeinsam mit Geschäftspartnern hat taa deshalb einen Workflow entwickelt, der eine virtuelle Rechnungserstellung und einen variablen elektronischen Versand ermöglicht. Ausdruck und Briefversand einer Rechnung sind also weiterhin möglich, aber nicht mehr notwendig.
Jedes Reisebüro kann individuell mit jedem Kunden abstimmen, ob eine elektronische Rechnung erwünscht ist – oder nicht. Im Falle des elektronischen Rechnungsversands kann das Reisebüro auf den Ausdruck einer Papierrechnung verzichten. Die Steuerung erfolgt automatisch je nach Kunde während des Druckvorgangs. Für das Reisebüro entfallen sowohl Papier- und Druck- als auch die Versandkosten. Durch die zentral gesteuerten Druckausgaben der Arbeitsplätze werden Papierverbrauch und Handhabung optimiert.
Im Folgenden erhalten Sie nähere Informationen zum neuen Leistungspaket e-invoicing der taa.
e-invoicing (Rechnungsversand per PDF) umfasst folgende Varianten im Bereich der Rechnungsverarbeitung:
1.) Ohne Signatur
Auf Wunsch erhält Ihr Kunde seine Rechnung als PDF-Dokument per E-Mail. Ein Ausdruck zur Papierrechnung erfolgt also nicht mehr. Als Unterscheidungsmerkmal dient die Kundennummer. Es kann aber auch pro Kundennummer zusätzlich noch nach Besteller differenziert werden. Alle notwendigen Daten (darunter Kundennummer, E-Mail-Adresse und Besteller) werden einmalig im System hinterlegt. Natürlich können als Rechnungsempfänger auch mehrere E-Mail-Empfänger angelegt werden. Der Expedient muss beim Erstellen der Rechnung nichts eingeben. Findet das System keine hinterlegten Daten, erzeugt es automatisch eine Papierrechnung.
2.) Mit Signatur
In diesem Falle wird die Signatur des Rechnungsstellers hinterlegt und als PDF verschickt. Eine so signierte Rechnung benötigen alle Rechnungsempfänger mit Vorsteuerabzugsberechtigung, die Rechnungen elektronisch verarbeiten und archivieren. Druckt das Reisebüro die Rechnung hingegen aus oder weist die Rechnung keine Mehrwertsteuer aus (beispielsweise bei allen AirPlus-Kunden), ist keine Signatur notwendig.
Fehlt die Signatur, kann die Rechnung bei der elektronischen Weiterverarbeitung des Empfängers nicht für einen Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
Unterdrückung des Rechnungsausdrucks
Bei Kreditkartenkunden, die keinen Beleg aus dem Reisebüro wünschen, kann auf den Ausdruck der Rechnung oder des Kassenzettels völlig verzichtet werden. Die Belege werden im System erzeugt, an IBIZA übergeben und auf Wunsch auch archiviert.
Archivierung
Im Reisebüro findet beim Ausstellen einer Rechnung gleichzeitig eine elektronische Archivierung statt. Zu einem späteren Zeitpunkt kann jederzeit per Selektion auf die Rechnung zugegriffen werden. Eine Aufbewahrung in Papierform ist nicht mehr notwendig.
Alle Belege (auch die auf Papier im Büro gedruckten) werden im System gespeichert und jährlich auf DVD archiviert. Eine Archivierung dieser Belege in IBIZA bzw. in Papierform ist damit hinfällig.
Weitere Leistungen
Sowohl die Anzahl der Kopien je nach Vorgang als auch die Art der Weiterverarbeitung eines Dokuments kann pro Kunde eingestellt werden.
Folgende Zusatzleistungen sind außerdem mit dieser Dienstleistung möglich:
➢ Unterdrückung des Drucks von Agent-Coupon und des Passenger-Receipt beim ETIX
➢ elektronische Archivierung der ETIX-Agent-Coupons
➢ automatisierter Druck des Reiseplans auf Blankopapier
Technische Voraussetzungen beim Reisebüro:
1. VPN-Anbindung per DSL mit mind. 512 kbits/s vorhanden (Leitung, Router)
2. IP-fähige Laserdrucker als Ausgabedrucker vorhanden und im Netzwerk aktiviert
3. Amadeus (pro Printer) als Quelle für die Druckaufträge
Technische Vorbereitung
Für die Vorbereitung – dazu gehören die Ausrichtung der Arbeitsplätze auf die Belegsteuerung, die Druckersteuerung und die Lizenzen – kalkulieren Sie bitte einen Zeitraum von circa zwei bis vier Wochen ein.
Zur Wirtschaftlichkeit:
Wir haben ermittelt, dass ein Unternehmen mit 10.000 Belegen im Jahr, das entspricht einer Umsatzgröße ab circa sieben Millionen Euro Jahresumsatz, bereits erhebliche Kostenvorteile durch Einführung eines solchen Tools hat. Wenn man davon ausgeht, dass der Belegversand nach herkömmlicher Art in diesem Falle circa 15.000 Euro inklusive Porto betragen wird, können bei Einführung dieses Produkts bis zu 70% der Kosten eingespart werden.
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