taa-Newsletter Juli 2011

Auf diesen Seiten können Sie den taa-Newsletter 39 vom 15.07.2011 lesen.
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Natürlich liegt er auch als Download für Sie bereit.

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Erstellung von Mahnungen über das IBIZA-Buchhaltungssystem

Über die IBIZA-Buchhaltung ist es möglich, einen regelmäßigen Mahnlauf zu erstellen. Das ist auch ratsam, wenn Sie den Überblick über Ihre offenen Posten und den Geldfluss behalten möchten.

Der Mahnlauf kann für Ihre Buchhaltung persönlich zugeschnitten werden. Sie geben uns die Vorgaben und bestimmen, wann und wie gemahnt werden soll.

Sollten Sie sich für den Mahnlauf über IBIZA entscheiden, erhalten Sie von uns ein Formular zur Festlegung aller Kriterien. Wir richten den Mahnlauf gemäß Ihren Vorgaben ein. Dann erhalten Sie von taa die Kopierparameter, damit Sie immer mit denselben Vorgaben arbeiten können.

Außerdem erhalten Sie ein ausführliches Handbuch zum Thema Mahnungen. Dort ist alles sehr genau beschrieben und auch erklärt, was im Verkauf und in der Buchhaltung gepflegt werden muss, damit der Mahnlauf alle Posten richtig erfasst.

Die Kriterien können je Buchungskreis variabel vorgegeben werden:

Mahnrhythmus:
Wie oft soll gemahnt werden:
wöchentlich, 14-tägig, 3-wöchentlich oder monatlich?

Mahnverfahren:
Soll nur eine Zahlungserinnerung erstellt oder doch eher ein mehrstufiges Mahn-
verfahren angelegt werden (1. bis 4. Mahnstufe).

Mahnabsender:
Auch hier können Sie wählen, ob der Hauptsitz als zentraler Absender angegeben
wird oder doch lieber die Adresse des Geschäftsbereichs (Filiale).

Verzugstage:
Wann soll gemahnt werden? Geben Sie vor, ab wann Ihre offenen Posten zur Mah-
nung fällig sind. Zum Beispiel 14 Tage nach Rechnungstellung oder 14 Tage vor Rei-
sedatum.

Mahngebühren und Verzugszinsen:
Sie können bei einem mehrstufigem Mahnverfahren auch Mahngebühren und/oder
Verzugszinsen definieren.
Zum Beispiel 2,50 Euro Mahngebühr ab Mahnstufe 2 und 5,00 Euro ab Mahnstufe 3
oder zehn Prozent Verzugszinsen ab Mahnstufe 3.

Fälligkeiten:
Sie legen fest, ob generell das Buchungsdatum oder das Reisedatum zur Ermittlung
der Fälligkeit herangezogen wird.

Mahnbriefe:
Sie können entscheiden, ob alle fälligen Posten unabhängig von der Mahnstufe auf
einen Mahnbrief gedruckt werden oder ob es doch besser ist, je Mahnstufe ein
einzelnes Schreiben zu erstellen.

Weitere Angaben:
Auf den Mahnungen sollten noch folgende Angaben erscheinen:
Absender, Bankverbindung, Geschäftsführung, Firmensitz, Handelsregisterummer
und Gerichtsstand.

Ablauf bei der Erstellung der Mahnungen

Zuerst müssen alle Banken verbucht werden. Damit ist gewährleistet, dass niemand eine Mahnung erhält, der schon bezahlt hat.

Die Mahnungen werden in mehreren Schritten erstellt:

Im Menü „Mahnungen“ wird als Erstes das Ausführungsdatum (Mahndatum) eingegeben und dann die Identifikation (D-BKR-Nr.).

In einem weiteren Schritt werden alle Angaben über die Kopierparameter in den Mahnlauf kopiert. In der Übersicht erscheint dann der Hinweis „Parameter wurden gepflegt“.