Webinvoice / DMS

Direkte Wege,
direkte Lösungen.
Mit Sicherheit.

webinvoice ist ein von der TAA eigenentwickeltes Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen die professionelle Verarbeitung Ihrer Eingangs- und Ausgangsbelege ermöglicht. Der integrierte Workflow strukturiert und automatisiert die Buchhaltungsprozesse, die Schnittstelle zum SAP-System ermöglicht die Übergabe der Buchungssätze in Echtzeit. Durch die revisionssichere Archivierung entledigen Sie sich der physischen Aufbewahrung in Ordnern. Die Digitalisierung stellt aktuell große Herausforderungen an viele Unternehmen. Aber auch der Gesetzgeber hat mit den GoBD klare Anforderungen für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente geschaffen. Ihr Ansprechpartner steht Ihnen in jedem Schritt für Fragen zur Seite und berät Sie gerne zur Umstellung. webinvoice ist Ihr Schritt zum papierlosen Büro!

Belegübermittlung

Die Dokumente können über verschiedene Übertragungswege an webinvoice übermittelt werden. Wir unterstützen Sie gerne beim Aufbau von Scan-Stationen zur Erfassung von Papierbelegen. Auf Wunsch stellen wir Ihnen sogar die notwendige Hardware zur Verfügung. Falls Sie das Scanning nicht selbst übernehmen wollen, senden Sie uns die Belege auf dem Postweg und das TAA-Scanning-Team übernimmt diesen Arbeitsschritt.

Alle Dokumente, die Sie bereits elektronisch erhalten (z.B. pdf-Rechnungen), leiten Sie ganz bequem per E-Mail an unsere webinvoice-Inbox weiter.

Scanning und Validierung

Jedes einzelne eingegangene Dokument wird elektronisch ausgelesen, wodurch relevante Informationen extrahiert werden (Indexierung). Anschließend führt unser Scanning-Team eine Qualitätskontrolle durch (Validierung) und übergibt das Dokument an das webinvoice-System. Das ermöglicht eine hohe Datenqualität, die für eine qualitativ hochwertige Belegsteuerung und Archivierung notwendig ist.

Workflow und Berechtigungskonzept

Der Belegfluss im Unternehmen wird elektronisch abgebildet. Durch die integrierten Rückfrage- und Freizeichnungsfunktionen können die Belege zu allen beteiligten Personen gesteuert werden. Der Zugriff auf sensible Dokumente kann dabei durch ein umfassendes Berechtigungskonzept geregelt werden.

Archivierung

Alle Dokumente werden für die gesetzlich vorgeschriebene Frist rechtskonform verwahrt. Hochdifferenzierte Suchfunktionen erleichtern die Belegsuche.

Flexibel, schnell und sicher.

webinvoice verfügt über Schnittstellen zu den gängigen Front- und Midoffice-Systemen, wie z.B. Amadeus, Galileo und Midoco. Alle dort erstellen Dokumente werden per nächtlicher Datenlieferung empfangen und revisionssicher im Verkaufsbelegarchiv gespeichert.

Mit dem Zusatzmodul „Dokumente Plus“ können auch Funktionen zum automatisierten Versand von Verkaufsbelegen und Reiseplänen genutzt werden, sowie zur Steuerung von Geschäftspapier-Vorlagen (Briefkopf).

vollständig und Revisionssicher.

Neben Ein- und Ausgangsrechnungen archiviert webinvoice sämtliche aufbewahrungspflichtige Dokumente in einem freien Archiv. Zum Beispiel Verträge, Bankunterlagen (Kontoauszüge), Kassenbelege, Personalunterlagen, etc.

Die Aufbewahrung aller Unterlagen erfolgt revisionssicher gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen.

Ihre Ansprechpartnerin
zum Thema Webinvoice / DMS

Christina Engelke
Vertrieb
Tel: 06022 / 200 - 543
christina.engelke@taa.de

Ihre Ansprechpartnerin
zum Thema Webinvoice / DMS

Christina Engelke
Vertrieb
Tel: 06022 / 200 - 543
christina.engelke@taa.de

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